Was in openDesk steckt
- Dateien und Office. Nextcloud für gemeinsame Ordner, Collabora für Texte, Tabellen und Präsentationen im Browser.
- Mail und Kalender. Open-Xchange, unter deiner eigenen Domain.
- Chat und Video. Element für den Chat, Jitsi und Element Call für Videokonferenzen.
- Projekte und Wissen. OpenProject für Aufgaben und Planung, XWiki für Anleitungen und Wissen.
- Ein Portal, eine Anmeldung. Alle Programme hinter einem Startportal, ein Konto pro Person.
Die Software ist frei verfügbar. Aufwendig ist der Betrieb: openDesk besteht aus über 35 Bausteinen, läuft nur auf Kubernetes und erscheint etwa einmal im Monat in einer neuen Version.
Was ich übernehme
- Einrichtung. Server in Deutschland, deine Domain mit gültigen Zertifikaten, Mail nach außen, Nutzer und Gruppen für dein Team.
- Updates. Neue Versionen spiele ich zu einem festen Termin im Monat ein, mit den nötigen Datenbank-Umstellungen. Vorher sichere ich, danach prüfe ich Anmeldung, Mail, Dateien und Video.
- Sicherung. Tägliche Sicherung gehört zum Betrieb.
- Überwachung. Erreichbarkeit, Zertifikate, Speicher und die einzelnen Dienste.
- Zugänge und Benutzer. Neue Leute anlegen, Ausscheidende sauber entfernen.
So überwache ich: Prometheus sammelt laufend die Messwerte aller Server und Container, Grafana zeigt sie an und Alertmanager alarmiert mich. Von außen prüfen Blackbox-Tests im Minutentakt, ob dein Dienst erreichbar ist und sein Zertifikat gültig bleibt. Jede Nacht prüfe ich alle Server und Container auf bekannte Sicherheitslücken und veraltete Versionen. Die Überwachung läuft auf einem eigenen Server in Deutschland, getrennt von den Systemen, die sie überwacht.
So sieht dein Monatsbericht aus →
Selbst betreiben oder betreiben lassen?
Wenn dein Team Kubernetes kennt und jeden Monat Zeit für Updates hat, kannst du openDesk selbst betreiben. Die Anleitung des Projekts ist gut. Schwierig wird es bei den Details: Versionen von Hilfsprogrammen, die still brechen, Zertifikate für rund 25 Adressen, Mail nach außen, Video hinter Firewalls. Wenn du dich darum nicht kümmern willst, übernehme ich das.
Aus meiner Praxis
Ich habe openDesk im Oktober 2026 selbst aufgebaut und getestet, mit allen Bausteinen von Dateien bis Wiki. Videokonferenz, Ton und Mail nach außen liefen im Test. Der Aufbau läuft bei mir per Skript: Ein neuer Server ist in rund 20 Minuten von leer bis lauffähig. Kubernetes betreibe ich seit Jahren, darunter einen produktiven Cluster mit über 150 Pods.
Was ich dabei gelernt habe
openDesk bringt keinen TURN-Server mit. Sitzt jemand hinter einer strengen Firmen-Firewall, kommt im Videocall dann weder Bild noch Ton durch, obwohl der Warteraum öffnet. Ob dein Netz das betrifft, klären wir vorher.
Die Nutzer leben in der Nutzerverwaltung von openDesk, nicht im Anmeldedienst. Passwörter ändert man deshalb im Portal. Das gehört in die Einweisung für dein Team.
Was du nicht bekommst
Ich betreibe die Community Edition. Support des Herstellers gibt es dafür nicht, den Support mache ich. Ein späterer Wechsel zur Enterprise Edition wird vom Hersteller derzeit nicht unterstützt. Wenn du Hersteller-Support oder die Enterprise Edition brauchst, wende dich an einen vom ZenDiS zugelassenen Partner.
Outlook funktioniert nur eingeschränkt, einen Exchange-Server gibt es nicht. Ein TURN-Server für Video hinter strengen Firewalls ist nicht enthalten. Microsoft 365 ersetzt openDesk nicht eins zu eins, manche Funktionen fehlen oder arbeiten anders.
Was es kostet
Du zahlst nicht für den billigsten Speicherplatz, sondern für einen festen Ansprechpartner, der dein openDesk kennt, und für Daten, die auf deinem eigenen Server in Deutschland bleiben.
Standard ab 499 € im Monat für bis zu 20 Nutzer. openDesk läuft auf einem Server in Deutschland nur für dich. Enthalten sind die monatlichen Updates mit Datenbank-Umstellungen, Sicherheitsupdates, Überwachung, tägliche Sicherung und die Wiederherstellung, wenn etwas schiefgeht.
Hochverfügbarer Betrieb auf Anfrage, ab 999 € im Monat für bis zu 20 Nutzer.
Ab dem 21. Nutzer kommen 12 € im Monat pro Nutzer dazu, bei Hochverfügbar 18 €. Die Einrichtung kostet einmalig ab 990 €, bei Hochverfügbar ab 1.990 €: Server, deine Domain, Mail nach außen, Nutzer und Gruppen. Ein Umzug aus Microsoft 365 oder Google kommt nach Aufwand dazu, den Preis kennst du vorher aus dem Angebot. Alle Preise zuzüglich Umsatzsteuer.
Kein Lock-in: Wenn du selbst übernehmen oder wechseln willst, bekommst du Zugänge, Dokumentation und deine Daten.
So starten wir
Im Erstgespräch erzählst du, was dein Team heute nutzt, wie viele Leute es sind und was openDesk ersetzen soll. Zugangsdaten brauche ich dafür nicht. Danach bekommst du ein Angebot mit Umfang und Kosten, bevor ich anfange. Eine NDA ist auf Wunsch möglich.
Häufige Fragen
openDesk ist doch kostenlos. Wofür zahle ich?
Für den Server und den Betrieb. openDesk braucht mindestens 12 Prozessorkerne und 32 GB Arbeitsspeicher. Dazu kommen jeden Monat Updates mit Datenbank-Umstellungen, die Sicherung und die Überwachung von über 35 Bausteinen.
Funktioniert Outlook?
Eingeschränkt. Mail und Kalender gehen über die üblichen offenen Wege, einen Exchange-Server gibt es nicht. Wenn dein Team stark an Outlook hängt, testen wir das vorher.
Wie merkst du, wenn openDesk ausfällt?
Von außen prüfe ich im Minutentakt, ob openDesk erreichbar ist und die Zertifikate gültig bleiben. Dazu sammelt Prometheus laufend die Messwerte von Server und Containern. Fällt etwas aus, alarmiert mich die Überwachung. Eine Rund-um-die-Uhr-Bereitschaft gehört nicht automatisch dazu.
Was passiert bei einer Sicherheitslücke?
Bei kritischen Lücken ist mein Ziel: gepatcht innerhalb eines Tages für alles, wofür es einen Fix gibt. Vorher sichere ich die Daten, damit ein Rückweg möglich ist. Den Ablauf beschreibe ich unter Sicherheitsupdates.
openDesk ist eine Marke der Zentrum für Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung (ZenDiS) GmbH. Ich bin kein Partner des ZenDiS und werde vom ZenDiS weder unterstützt noch empfohlen. Ich betreibe die frei verfügbare Community Edition ohne Hersteller-Support.
Wer sich kümmert
Ich bin Benjamin Kötting aus Hatten bei Oldenburg. Ich richte dein openDesk ein und betreibe es selbst, Updates, Sicherung und Störungen inklusive. Du landest direkt bei mir, nicht in einer Warteschleife.