Vom Papierstapel in deinen Arbeitsablauf
Ein gescanntes Dokument soll dort ankommen, wo du es brauchst. Wir klären, welche Geräte und Postfächer du nutzt, wie Dokumente abgelegt werden sollen und welche Programme anschließend damit arbeiten. Zum Beispiel lässt sich der Rechnungseingang an deine Buchhaltung anbinden. Was dafür möglich und nötig ist, hängt von den vorhandenen Programmen ab.
Was ich für dich übernehme
- Einrichtung. Paperless-ngx, Speicher und Zugänge für den vereinbarten Einsatz einrichten.
- Updates. Aktualisierungen vorbereiten, einspielen und die betroffenen Abläufe prüfen.
- Sicherung. Dokumente, Datenbank und Konfiguration in ein Sicherungskonzept aufnehmen und die Wiederherstellung einplanen.
- Überwachung. Den Betrieb und die vereinbarten Importwege beobachten, damit auch ein hängender Dokumenteneingang auffällt.
- Scan-Weg und Postfach-Abruf. Scanner, Eingangsordner und E-Mail-Zufuhr verbinden und mit deinen typischen Dokumenten erproben.
- Ablage-Regeln und Anbindungen. Die Zuordnung von Dokumenten einrichten und Übergaben an vorhandene Programme umsetzen.
Umfang, Zuständigkeiten, Sicherungsrhythmus und Umgang mit Störungen vereinbaren wir passend zu deinem Unternehmen. Die laufende Betreuung ist eine beauftragte Leistung.
Mein eigenes Papier-Archiv als Praxisbeleg
Seit dem 4. Oktober 2026 betreibe ich Paperless-ngx für mein privates Papier-Archiv. Das ist mein eigener Einsatz, kein Kundenprojekt und noch keine langjährige Betriebserfahrung mit diesem Archiv.
Paperless-ngx läuft auf meinem eigenen Server in Deutschland. Die Dateien liegen auf separatem Speicher, eine Sicherung erfolgt täglich.
Zwei Wege für neue Dokumente
Mein Netzwerk-Scanner beziehungsweise Multifunktionsgerät legt Scans auf einem Netzwerkspeicher (NAS) ab. Von dort gelangen sie automatisch in den Eingangsordner von Paperless. Zusätzlich kann ich Dokumente per E-Mail an ein Scan-Postfach weiterleiten. Dieser Weg nimmt nur Nachrichten von freigegebenen Absendern an.
Vorsortieren mit KI, Entscheidungen bei mir
Ein zusätzlicher KI-Assistent sortiert neue Dokumente vor. Er schlägt Schlagworte vor, ordnet Fristen sowie Personen und Firmen zu und erkennt mögliche Leerseiten und Dubletten. Gelöscht wird nur nach meiner Bestätigung. Was er nicht sicher einordnen kann, landet als Aufgabe bei mir.
Diese Unterstützung gehört zu meinem eigenen Aufbau. Ob sie für deine Dokumente sinnvoll ist und wie sie eingesetzt werden kann, klären wir separat. Sie ist keine Voraussetzung für den Betrieb von Paperless-ngx.
Was ich im Betrieb nachbessern musste
Bei großen Scan-Stapeln stürzte eines meiner Geräte ab. Kleinere Stapel und eine Auflösung von 300 dpi lösten das Problem bei diesem Gerät.
Der Postfach-Abruf importierte große Stapel anfangs mehrfach. Das musste ich im Abruf abstellen. Deshalb gehört für mich zur Einrichtung auch, den vollständigen Weg mit typischen Stapeln zu prüfen: vom Eingang bis zur Ablage.
Betrieb von Paperless, keine DMS-Beratung
Ich verkaufe kein Dokumentenmanagementsystem und biete keine DMS-Beratung an. Mein Angebot ist der technische Betrieb von Paperless-ngx samt den vereinbarten Abläufen und Anbindungen.
Paperless ist kein zertifiziertes Archivsystem. Mit diesem Angebot ist keine Zusage zu GoBD-Konformität oder revisionssicherer Archivierung verbunden. Welche steuerlichen Anforderungen für deine Unterlagen gelten, klärst du mit deinem Steuerberater. Daraus leiten wir ab, welche technischen Aufgaben ich übernehmen kann.
So starten wir
Im kostenlosen Erstgespräch beschreibst du, wie Dokumente heute bei dir ankommen und was danach mit ihnen passiert. Eine allgemeine Beschreibung reicht dafür aus. Echte Dokumente oder Zugangsdaten brauchst du nicht zu schicken.
Danach stimmen wir Einrichtung, laufende Betreuung und mögliche Anbindungen ab. Du erhältst ein Angebot mit dem vereinbarten Umfang und den Kosten, bevor die Arbeit beginnt.
Vertrauliches Vorhaben? Eine NDA ist auf Wunsch vor dem Austausch sensibler Informationen möglich.
Wie kommen deine Dokumente heute ins System?
Besprechen wir, welche Schritte du abgeben möchtest und wie Paperless-ngx in deinen Betrieb passt.
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