Paperless-ngx: Pannen nach dem Start

Eine Mail, die nie wieder abgeholt wird

Am zweiten Tag hat der Mail-Abruf große Stapel mehrfach importiert (mehr dazu in Anleitung 1). Beim Aufräumen der Warteschlange fiel mir danach etwas auf: Zu einer Mail stand in Paperless "verarbeitet ohne Import". So eine Mail holt Paperless nie wieder ab, auch wenn das Dokument gar nicht im Archiv ist.

Ich habe daraus eine Konsequenz gezogen: Der Mail-Abruf läuft bei mir nicht mehr über Paperless. Ein eigener kleiner Abholer legt die Anhänge direkt in den Eingangsordner. Paperless sieht dann nur noch Dateien, egal ob sie vom Scanner oder aus dem Postfach kommen.

Unterbrechungen beim Abholen

Manchmal konnte der Abholer das Postfach nicht erreichen. Verloren ging nichts: Bei einem Fehler bleibt die Mail absichtlich im Postfach und kommt beim nächsten Lauf. Gemerkt habe ich es nur im Protokoll des Dienstes. Genau so soll ein Abholer gebaut sein: lieber eine Mail zu spät als eine weg.

Dubletten: markieren, nicht löschen

Paperless erkennt doppelte Dokumente nur, wenn die Dateien bytegleich sind. Ein zweiter Scan desselben Briefs oder ein Durchschlag ist für Paperless ein neues Dokument.

Solche inhaltlichen Doppel bekommen bei mir das Schlagwort "Duplikat?" und eine Notiz, wozu sie doppelt sind. Gelöscht wird nur in den Papierkorb, und nur nachdem ich die Dokumentnummer geprüft habe.

Der Grund: Ich vernichte das Papier nach dem Scan. Ein Fehlgriff beim Löschen wäre nicht mehr rückholbar.

Kaputte PDFs aus abgebrochenen Scans

Wenn der Scanner mitten im Stapel abstürzt, bleibt manchmal eine halbe PDF-Datei liegen. Zwei solche Reste scheitern bei mir bei jedem Neustart erneut.

Gesehen habe ich das nur in den Fehlerprotokollen, während die Archivierung ganz normal weiterlief. Ich habe die Reste geprüft: Ihr Inhalt war schon vollständig im Archiv, aus einem späteren Scan. Die beiden Dateien liegen jetzt in einem Quarantäneordner, dann versucht Paperless sie nicht mehr. Seitdem schaue ich die Fehlerprotokolle regelmäßig an und prüfe jeden Rest, bevor ich etwas neu scanne oder wegräume.

Leerseiten

Beim Stapelscan mit Rückseiten entstehen viele leere Seiten. Ein 6-seitiger Scan hatte bei mir 2 davon.

Entfernt wird eine Seite nur, wenn sie weder Text noch Tinte enthält. So geht keine Seite mit einer Notiz am Rand verloren. Das Original bleibt als Version erhalten.

Ein Tipp dazu: Nach dem Entfernen von Seiten sieht man zwei Fassungen desselben Dokuments. Das ist kein Duplikat, sondern die Versionsverwaltung von Paperless. Nichts löschen.

Texterkennung, die abbricht

Bei einem PDF, das schon digital erzeugt war, brach die Texterkennung zuerst ab. Ein zweiter Durchlauf mit erzwungener Erkennung hat geklappt.

Ganz am Anfang hat Paperless einen Stapel mit schwachem Toner nicht lesen können. Ich habe den Testbestand geleert und neu gescannt. Seitdem prüfe ich den ersten Karton genauer als alle späteren.

Das falsche Datum

Beim ersten Scan stand bei einem Brief das Scandatum statt des Briefdatums. Paperless sucht das Datum im Text, und manchmal findet es das falsche.

Noch auffälliger: Geburtsdaten aus der Familie wurden als Dokumentdatum erkannt. Die habe ich per Einstellung ausgeschlossen. Zweimal lief die Datumssuche außerdem in ein Zeitlimit, das Datum kam trotzdem plausibel heraus.

Mein Tipp: In der ersten Woche bei jedem Dokument kurz auf das Datum schauen. Danach weiß man, welche Briefe Paperless verwirren.

Ein falscher Alarm in der Sicherung

Am 18. Oktober meldete die Überwachung einen Fehler bei der Sicherung. Die Sicherung selbst war in Ordnung. Die nächtliche Prüfung des Sicherungsarchivs hatte es kurz gesperrt, und genau in dem Moment lief die halbstündliche Statusabfrage und scheiterte.

Die Lösung war schlicht: Ich habe die Startzeiten um ein paar Minuten versetzt, weg vom vollen und halben Stundenraster. Seitdem kommen sich die beiden nicht mehr in die Quere.

Der Scanner, der nicht allein scannen kann

Für die Küche hatte ich einen kleinen Scanner ohne Display. Erst beim Einrichten stellte sich heraus: Er scannt nur über eine Software am PC und kann nicht selbst in den Archivordner senden. Für ein Archiv, das ohne PC laufen soll, ist das nichts.

Worauf ich heute beim Kauf achte:

• Display am Gerät
• Versand ohne PC, per Netzwerkordner, SFTP oder Mail
• Kurzwahltasten für feste Ziele
• Einzug für Stapel

Was ich daraus mitnehme

Keine dieser Pannen hat Dokumente gekostet. Aber fast keine hätte ich bemerkt, wenn ich nur auf die Oberfläche von Paperless geschaut hätte. Die meisten standen in einem Protokoll.

Deshalb gehören für mich zu einem Archiv nicht nur Scanner und Software, sondern auch der Blick in die Fehlerprotokolle, eine Überwachung mit sinnvollen Zeiten und die Regel, dass nichts endgültig gelöscht wird, bevor ich es geprüft habe.