Mail unter deiner Domain
Postfächer, Kalender und Kontakte für dein Team, im Mailprogramm, am Handy und im Browser. Programme wie Shop, Rechnungswesen oder Kontaktformular verschicken über denselben Server, sauber signiert. Weiterleitungen und Sammelpostfächer richten wir so ein, wie ihr arbeitet.
Was ich übernehme
- Einrichtung. mailcow, Domains, Postfächer, Aliase und Weiterleitungen.
- Zustellbarkeit. SPF, DKIM und DMARC richtig gesetzt, DMARC-Berichte ausgewertet, Sperrlisten im Blick.
- Updates. Ich spiele sie ein und prüfe danach Versand, Empfang und Anmeldung.
- Sicherung. Postfächer und Einstellungen täglich auf getrennten Speicher. Die Wiederherstellung probe ich, bevor sie gebraucht wird.
- Überwachung. Platte, Dienste, Zertifikate. Ich sehe es, bevor Mails hängen bleiben.
- Programme anbinden. Versand aus Shop, Buchhaltung oder Website mit eigenem Zugang je Programm.
Umfang, Sicherungsrhythmus und was bei einer Störung passiert, legen wir vorher fest.
Selbst betreiben oder betreiben lassen?
mailcow steht schnell. Schwierig wird es danach: Ob deine Mails ankommen, entscheiden fremde Server, und die ändern ihre Regeln ohne Ankündigung. Wenn du DNS, SPF, DKIM und DMARC sicher kannst und Zeit für Fehlersuche hast, mach es selbst. Wenn nicht, übernehme ich das.
Aus meiner Praxis
Mailserver betreibe ich seit Jahren. Meine heutige mailcow-Installation läuft seit März 2026, für koetting.io und für Kunden aus Fotohandel, Holzbau, Betonbau und Online-Handel. Gesichert wird täglich auf getrennten Speicher, ein Wächter prüft jede Woche die DMARC-Berichte.
Was ich dabei gelernt habe
Eine Mail wurde vom Empfänger mit „250 OK“ angenommen und landete trotzdem im Spam. Sie war über einen anderen Server ohne DKIM-Signatur rausgegangen. Seitdem verschicke ich alles über mailcow, signiert.
Bei einem Kunden mit neuer Domain landeten Mails an Firmen mit Microsoft 365 in der Quarantäne. Die DMARC-Regel war für eine junge Domain zu streng. Ich habe sie gelockert, bis die Domain einen Ruf hatte.
Weiterleitungen an fremde Server wurden abgelehnt, weil die Absenderprüfung (SPF) dort nicht mehr passte. Gelöst habe ich das mit einer Umschreibung der Absenderadresse (SRS).
Und einmal hat T-Online die Adresse des Servers als privaten Anschluss eingestuft und Mails geblockt. Das ließ sich nur über eine Freischaltung beim Anbieter lösen.
Was du nicht bekommst
Ein eigener Mailserver ist kein Microsoft 365. Wenn dein Team tief in Teams, SharePoint und Outlook-Funktionen steckt, ist ein Wechsel mehr als ein Umzug. Das sage ich dir im Gespräch ehrlich. Massenversand für Newsletter gehört nicht auf den Firmen-Mailserver.
Was es kostet
Geteilter Betrieb ab 29 € im Monat. Deine Domain und deine Postfächer laufen auf meiner mailcow in Deutschland, getrennt von anderen Kunden, mit eigenen Zugängen. Gesichert wird täglich auf getrennten Speicher. Dafür gelten feste Grenzen: eine Domain, bis 10 Postfächer mit je 10 GB, kein Newsletter- oder Massenversand. Updates spiele ich in einem gemeinsamen, angekündigten Wartungsfenster ein.
Eigener Server nach Aufwand. Wenn du mehrere Domains, mehr Postfächer oder eine eigene IP-Adresse für den Versand willst, bekommst du einen Server nur für dich. Du bekommst vorher ein Angebot.
Einrichtung einmalig ab 290 €. Kommst du an eine Grenze, sage ich dir das vorher. Der Umzug auf einen eigenen Server kostet einen Festpreis, den du vorher kennst. Kein Lock-in: Wenn du selbst übernehmen oder wechseln willst, bekommst du Zugänge und Dokumentation.
Alle Preise zuzüglich Umsatzsteuer.
So starten wir
Im Erstgespräch erzählst du, wo deine Mails heute liegen und was dich daran stört. Zugangsdaten brauche ich dafür nicht. Danach bekommst du ein Angebot mit Umfang und Kosten, bevor ich anfange. Eine NDA ist auf Wunsch möglich.
Häufige Fragen
Können wir mit allen Mails umziehen?
Ja, ich übernehme die bestehenden Postfächer mit allen Ordnern. Den Wechsel der Domain-Einträge planen wir so, dass keine Mail verloren geht.
Was ist, wenn meine Mails im Spam landen?
Dann schaue ich in die Kopfzeilen und DMARC-Berichte und finde die Ursache. Meistens fehlt eine Signatur oder ein Eintrag passt nicht.
Läuft mein Kalender am Handy weiter?
Ja, Kalender und Kontakte lassen sich auf Handy und Rechner abgleichen.