Vom Papierstapel in deinen Ablauf
Ein Scan soll dort ankommen, wo du ihn brauchst. Wir klären, welche Geräte und Postfächer du nutzt, wie abgelegt wird und welche Programme danach mit den Dokumenten arbeiten. Der Rechnungseingang lässt sich zum Beispiel an deine Buchhaltung anbinden. Was davon geht, hängt von deinen Programmen ab.
Was ich übernehme
- Einrichtung. Paperless-ngx, Speicher und Zugänge für deinen Einsatz.
- Updates. Ich spiele sie ein und prüfe danach, ob Scan und Import noch laufen.
- Sicherung. Dokumente, Datenbank und Einstellungen kommen in die Sicherung. Die Wiederherstellung probe ich, bevor sie gebraucht wird.
- Überwachung. Ich sehe, wenn der Server klemmt oder der Dokumenteneingang hängt.
- Scan-Weg und Postfach. Scanner, Eingangsordner und Mail-Abruf verbinden und mit deinen typischen Stapeln testen.
- Ablage-Regeln und Anbindungen. Zuordnung einrichten und Übergaben an vorhandene Programme bauen.
Umfang, Sicherungsrhythmus und was bei einer Störung passiert, legen wir vorher fest.
Selbst betreiben oder betreiben lassen?
Paperless-ngx ist schnell installiert. Danach fängt die Arbeit an: Updates, Sicherung, Speicher, Zertifikate, und jemand muss merken, wenn nichts mehr ankommt. Wenn du Linux und Docker sicher kannst und dafür Zeit hast, mach es selbst. Wenn nicht, übernehme ich das.
Mein eigenes Archiv
Seit dem 4. Oktober 2026 läuft mein eigenes Papier-Archiv auf Paperless-ngx, auf meinem Server in Deutschland. Die Dateien liegen auf getrenntem Speicher, gesichert wird täglich. Das ist mein privater Einsatz, kein Kundenprojekt.
Scans kommen auf zwei Wegen rein: Der Netzwerk-Scanner legt sie auf dem NAS ab, von dort holt Paperless sie automatisch. Und ich kann Dokumente an ein Scan-Postfach schicken, das nur freigegebene Absender annimmt.
Was ich nachbessern musste
Bei großen Stapeln ist eines meiner Geräte abgestürzt. Kleinere Stapel und 300 dpi haben das gelöst. Der Postfach-Abruf hat große Stapel anfangs mehrfach importiert, das musste ich im Abruf abstellen. Seitdem teste ich bei jeder Einrichtung den ganzen Weg mit echten Stapeln.
Wie ich es selbst eingerichtet habe · Wie ich es eingerichtet habe, als PDF
Was du nicht bekommst
Ich verkaufe kein Dokumentenmanagementsystem und mache keine DMS-Beratung. Paperless ist kein zertifiziertes Archiv, eine Zusage zu GoBD oder revisionssicherer Ablage gibt es nicht. Welche Pflichten für deine Unterlagen gelten, klärst du mit deinem Steuerberater.
Was es kostet
Geteilter Betrieb ab 39 € im Monat. Du bekommst eine eigene Paperless-Instanz mit eigener Datenbank und eigener Sicherung. Nur der Server in Deutschland ist geteilt. Dafür gelten feste Grenzen: bis 5 Nutzer, bis 50 GB Dokumente, ein Scan-Postfach und ein Eingangsordner, Ablage-Regeln als Grundeinrichtung. Updates spiele ich in einem gemeinsamen, angekündigten Wartungsfenster ein.
Eigener Server nach Aufwand. Wenn mehr Leute damit arbeiten, mehrere Scan-Wege zusammenkommen oder Dokumente an deine Buchhaltung übergeben werden sollen, bekommst du einen Server nur für dich. Du bekommst vorher ein Angebot.
Einrichtung einmalig ab 290 €. Kommst du an eine Grenze, sage ich dir das vorher. Der Umzug auf einen eigenen Server kostet einen Festpreis, den du vorher kennst. Kein Lock-in: Wenn du selbst übernehmen oder wechseln willst, bekommst du Zugänge und Dokumentation.
Alle Preise zuzüglich Umsatzsteuer.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ein Update etwas kaputt macht?
Ich spiele Updates nicht blind ein und prüfe danach Scan und Import. Geht etwas schief, setze ich auf den letzten Stand zurück.
Brauche ich einen eigenen Server?
Nein. Ich stelle den Server und betreibe ihn. Ob geteilt ab 39 € im Monat oder nur für dich, entscheidest du.
Kann ich meinen vorhandenen Scanner nutzen?
Meistens ja, wenn er in einen Netzwerkordner oder per Mail scannen kann. Das prüfen wir mit deinem Gerät.
Wer sich kümmert
Ich bin Benjamin Kötting aus Hatten bei Oldenburg. Ich richte dein Paperless ein und betreibe es selbst, Updates, Sicherung und Störungen inklusive. Du landest direkt bei mir, nicht in einer Warteschleife.
Wie kommen deine Dokumente heute ins System?
Im Erstgespräch beschreibst du, wie Papier und Mails heute bei dir ankommen. Echte Dokumente oder Zugangsdaten brauche ich dafür nicht. Danach bekommst du ein Angebot mit Umfang und Kosten, bevor ich anfange. Eine NDA ist auf Wunsch möglich.
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